关于组织申报2018年度国际会议的通知

根据《工业和信息化部在华举办国际会议实施细则》（工信厅外﹝2016﹞166号）及《哈尔滨工程大学关于举办国际会议的管理办法》（校外字〔2012〕41号）文件要求，为加强举办国际会议管理工作，规范国际会议报批手续，现启动2018年度在华举办国际会议申报工作，具体事项通知如下：

一、申报要求

请校内各单位按照工作需求，填写《2018年度哈尔滨工程大学举办国际会议计划表》（附件1）；如会议邀请港澳台人员参加，则填写《2018年度哈尔滨工程大学涉港澳台会议计划表》（附件2）。对于没有按时、按实际情况预报计划的国际会议，工信部将不再受理申报和审批手续。

上述《计划表》纸质版经本部门主要领导签字、并加盖公章后，于11月5日下班前送交国际交流与合作处国际项目管理办公室（主楼714室），电子版请各单位留存备案并发送至liusijia@hrbeu.edu.cn。

二、　申报原则

1．申报国际会议的范畴是指在我国境内（不含港、澳、台地区）由我校主办、承办或与国内外有关单位共同举办的，与会者来自3个及以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等；以及外宾人数超过50人或总人数超200人的大型双边国际会议。

2.外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术领域的国际会议需要国务院审批，须在对外公布前至少提前6个月申报。其他一般性国际会议须至少提前4个月申报。

3.凡与外国机构（组织）合办国际会议，或承办外国某机构（组织）的系列会议，应在申报会议时将该机构（组织）相关背景资料、组织章程、曾组织的重大活动、对华态度等形成书面报告一并报送。

4.有台湾省籍代表参加的会议，应事先了解台湾省籍参会人员的相关情况，拟定涉台工作预案，按程序报批。

5.如国际会议举办地点为哈尔滨以外地区，须将当地省级外事主管部门出具的同意举办该国际会议的批复一并报送。

6．凡我校举办的国际会议，均需提前报批,未经批准不得擅自对外申办、承诺举办国际会议。

三、提交已举办国际会议的会议总结

请各单位根据《截止至2017年10月学校资助各教学单位举办（含承办、合办等）国际会议情况》（附件3），核实已举办的会议是否提交总结材料，未举办的会议是否提交原因说明，电子版请于11月5日下班前发送至 liusijia@hrbeu.edu.cn。

未提交会议总结材料的单位不能申请下一年度在华举办国际会议。

联系人：刘思嘉

电　话：82588267

附件1:《2018年度哈尔滨工程大学举办国际会议计划表》

附件2:《2018年度哈尔滨工程大学涉港澳台会议计划表》

附件3:《截止至2017年10月学校资助各教学单位举办（含承办、合办等）国际会议情况》

国际交流与合作处

2017年10月30日